SophiePlanification et organisation : Préparer en amont
Définir le thème de votre cocktail
Déterminer un thème est essentiel pour structurer et donner une direction à votre événement. Cela peut être aussi simple que de choisir une palette de couleurs ou aussi élaboré que de choisir un thème spécifique, tel qu’un **cocktail tropical** ou une soirée élégante.
Dresser la liste des invités
Pour une réception de 50 personnes, il est crucial de bien dresser la liste des invités afin d’éviter les oublis. Pensez à diversifier vos invitations pour créer une ambiance conviviale et équilibrée. Prévoyez des invitations formelles pour marquer le sérieux de l’événement.
La logistique de l’événement : Tout dans le détail
Le choix du lieu
Le choix du lieu est déterminant pour l’ambiance générale de votre cocktail. Assurez-vous que l’espace est suffisant pour accueillir confortablement vos 50 invités tout en laissant de la place pour circuler. Les extérieurs sont souvent privilégiés pour ce type d’événement, surtout en période estivale.
L’aménagement de l’espace
Un bon aménagement de l’espace contribue à la fluidité de votre réception. Créez des zones distinctes pour les cocktails, la nourriture et les sièges afin que les invités puissent se mouvoir librement. Voici quelques suggestions :
- Un coin bar pour les boissons
- Un buffet central pour les amuse-bouches
- Des tables hautes pour encourager les discussions
- Une zone de détente avec des sièges confortables
Le menu : Varier les plaisirs
Sélection des boissons
Un cocktail réussi repose sur une sélection variée de boissons. Prévoyez un mélange de vins, spiritueux et cocktails préparés. N’oubliez pas les options sans alcool pour les conducteurs ou ceux qui choisissent de ne pas boire.
Préparation des amuse-bouches
Optez pour des bouchées légères et variées. Voici quelques idées pour ravir vos convives :
- Mini brochettes de légumes et fromage
- Verrines de crevettes et avocat
- Canapés assortis
- Feuilletés à la viande ou aux légumes
S’assurer du bon déroulement : L’importance du timing
Préparer un planning précis
Pour une réception sans accrocs, un planning est indispensable. Notez les heures de préparation, d’arrivée des invités et les temps forts de la soirée. Un planning bien défini vous permettra de coordonner efficacement les différentes étapes de votre événement.
Coordonner avec les prestataires
Agent de sécurité, barman ou DJ, assurez-vous que tous vos prestataires connaissent leur rôle et leurs horaires. La communication est la clé pour une synchronisation optimale. Vous pouvez également élaborer un **rétroplanning** pour les jours précédents l’événement afin de gérer les imprévus.
FAQ : Réponse à vos questions fréquentes
Quelle est la quantité de boissons à prévoir ?
Pour 50 personnes, prévoyez environ deux verres par personne pour la première heure, puis un verre par heure supplémentaire. Cela inclut les options alcoolisées et non alcoolisées.
Combien de types d’amuse-bouches dois-je proposer?
Prévoyez au minimum cinq types différents pour satisfaire tous les goûts. Veillez à inclure des options végétariennes et sans gluten.
Quelle est la meilleure façon de présenter les boissons ?
Utilisez un bar ou une table dédiée. Mettez à disposition des seaux à glace pour garder les boissons au frais et des verres de différents types.
Dois-je engager un service de traiteur ?
Si votre budget le permet et pour plus de confort, un traiteur peut vous soulager. Sinon, une préparation maison avec l’aide de quelques amis peut aussi bien faire l’affaire.
Quand envoyer les invitations?
Pour une réception de cette envergure, envoyez les invitations au moins six semaines à l’avance pour que les invités puissent organiser leur emploi du temps.
Sophie
